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Bien gérer ses notes de frais, avec Cegid Travel

Notes de frais , déplacements professionnels - des sources d’économie à mettre en place ...

Vos collaborateurs se déplacent un peu, beaucoup, intensivement ?

Vous ne maitrisez pas réellement le poste « Déplacements » ? Vous n’optimisez pas les couts d’achats des prestations de voyages ? Vous perdez de la TVA sur les frais ? … des questions que les DRH et les Directions Financières se posent régulièrement...
Autrefois réservés aux grandes entreprises, les outils de gestion des frais professionnels sont désormais accessibles aux moyennes entreprises. Avec un budget d’investissement limité, une mise en place simplifiée, il est possible en moins d’un mois de se doter d’un outil rapidement déployable auprès des collaborateurs qui voyagent.

Les périmètres des solutions présentent sur le marché varient. Tour d’horizon de l’offre dans ce domaine...
Au centre du dispositif, la gestion des notes de frais ; il s’agit d’automatiser le traitement d’une note de frais ; de la saisie de la note par le collaborateur (transport, IK, frais de missions, frais de réception, voyages et déplacements, etc.) jusqu’à sa comptabilisation et son remboursement et ce, en accord avec la politique voyages de l’entreprise.
Dans ce contexte, l’ensemble des notes de frais est centralisé dans un référentiel unique, disponible pour contrôle et analyse par les services RH et comptables.

Et les solutions sur le marché proposent également des modules en amont de ces processus.
La construction et le suivi budgétaire du poste « déplacements » de l’entreprise. Sur la base des factures de déplacements émises par les fournisseurs, des factures « cartes affaires » et des notes de frais émises par les collaborateurs, les consommations budgétaires sont suivies de près , permettant de disposer à tout moment d’une situation budget v/s réel par centres de coûts.

Autre possibilité d’informatisation, la capacité donnée au collaborateur de faire ses demandes d’ordres de mission et de réservations de voyage en tenant compte des « caractéristiques voyageur ». La réservation puis l’achat des prestations de déplacements demandées sont alors déclenchées, le cas échéant de façon électronique. La feuille de route du collaborateur est mise à jour au fur et à mesure des réservations.

Témoignage

Réduire les coûts et mieux maitriser les dépenses professionnelles !

Témoignage d’Estée Lauder
C’est en février 2009 que la grande marque américaine de cosmétiques a souhaité intégrer la solution Gestion de note de frais à sa plateforme de gestion des Ressources Humaines, une plateforme Cegid.

La solution de gestion des notes de frais Cegid Travel permet aux Directions Ressources Humaines et Financière de simplifier, sécuriser et optimiser la gestion des dépenses des collaborateurs. Elle automatise le processus complet de traitement d'une note de frais, de la saisie de la note par le collaborateur (transport, indemnités kilométriques, frais de missions, frais de réception, voyages et déplacements, ...) jusqu'à la comptabilisation et son remboursement, en conformité avec la politique voyage d'Estée Lauder. Le processus de validation est totalement automatisé. L'ensemble des notes de frais est centralisé dans un référentiel unique, disponible pour contrôle et analyse par les services RH et comptables.

"L'objectif principal était de diminuer les coûts de traitement des notes de frais en automatisant le processus de bout en bout. La saisie manuelle dans un fichier Excel est loin d'être une panacée. Outre les erreurs, elle rend difficile la mise en place de contrôles systématiques et d'un reporting adapté" explique Laurent Jany, Directeur des Services Généraux d'Estée Lauder. "La solution Cegid Travel a répondu à nos attentes : simple et rapide d'utilisation, circuits de validation intégrés, outil de reporting. Nous avons clairement réduit nos coûts administratifs et optimisé les dépenses de frais de déplacement".

Les principaux bénéfices de mise en place d’un outil de gestion des déplacements professionnels :
  • élaborez, menez et contrôlez efficacement la politique de voyages de l’entreprise
  • maîtrisez les budgets de déplacement de l’entreprise
  • automatisez et optimisez le processus de réservation et d’achat de déplacements
  • simplifiez et accélérez la saisie et le remboursement des notes de frais
  • calculez automatiquement la TVA à récupérer
  • réduisez le coût de traitement comptable et administratif des notes de frais dans le respect des réglementations fiscales et sociales en vigueur